小さな会社での従業員とその扶養家族のマイナンバーの集め方。一気に収集しますよ
2015/10/16
マイナンバー事務取扱担当者のサヤカです。
まだ、きませんね。マイナンバーの通知カード。
ま、きたらきたでアレですけど。
マイナンバーを本格的に使うのは平成28年の1月以降なわけですけど、マイナンバー事務取扱担当者としては、従業員とその家族（扶養家族）のマイナンバーを収集しなければなりません。
まあ、マイナンバーが必要になったとき、その都度きくって方法もありますけど、めんどくさいですよね。
大企業なら、マイナンバーに関してはすべて業者に丸投げして、社員さんは指定されたサイトでスマホを通して各自自分のマイナンバーを登録とかってゆーってところもあるんでしょうけれど、うちみたいな小企業ではそんなわけにもいきません。
んなもんですから、手っ取り早いのは、「扶養控除等申告書」に記載して提出してもらうやり方ですね。
もうすぐ、つまり2015（平成27）年の11月から2016（平成28）年の1月にかけて従業員さんから出してもらうことになる『2016(平成28)年分の扶養控除等申告書』には、マイナンバーの記入欄があります。
▲出典：国税庁が「平成27年分 年末調整のしかた」
そこに本人と扶養家族の分のマイナンバーを書いてもらい、その申告書を回収すれば、それでマイナンバー収集は終了です。
従業員以外からマイナンバーを収集する場合は、本人確認が必要です。
本人確認というのは、「番号確認」と「身元確認」からなっていて、番号確認はマインバーが間違っていないかどうかを通知カードなんかを見て確認することで、身元確認は、相手が顔写真付きの個人番号カードを持っていれば、そのカードだけで完了しますが、番号通知カードしかない場合は、運転免許証やパスポートを見せてもらって、本人かどうかを確認します。
社員さんの場合は、もう何年も前から一緒に働いているんじゃん、なんでいまさら本人確認？ ってゆーのも当たり前のことなので、個人番号利用事務実施者が適当と認める書類等として、
雇用関係にある者から個人番号の提供を受ける場合で、その者を対面で確認することによって本人であることが確認できる場合
ってことが認められています。つまり、ハナから本人だってわかるなら書類なしでもOKってことですね。なので、社員本人については、本人確認（身元確認）を不要とすることが認められます。
従業員の扶養家族の本人確認については、社員（従業員）が行うことになっているので、事業者は扶養家族の本人確認を行う必要はありません。
社員以外からでも、本人確認したうえで集めたマイナンバーは、特定個人情報ファイルとしてきちんと記録しておけば、以降は、本人確認のための書類を省略することができます。
この初回のマイナンバー収集にもたついていると、「通知カードなくした」とかって社員さんが出そうな気もするので、早め早めに動いたほうがよさそうです。
【注意】
国民年金の第３号被保険者（従業員の配偶者）の届け出の場合は、事業者がその配偶者の本人確認を行う必要があるので、注意が必要です。