オンラインのマイナンバー収集は簡単過ぎて手書きで管理している私はバカみたい
2016/01/07
マイナンバー事務取扱担当者のサヤカです。
わたしの会社ではマイナンバーの収集手順は次のようにしました。
従業員のみなさんにマイナンバーのことを説明したうえで、「平成28年分 扶養控除等申告書」に本人と家族の分の個人番号を書いてもらいます。
その申告書を提出してもらうときに、本人の「個人番号通知カード」と「運転免許証」を見せてもらって、申告書に書かれた個人番号が間違いないかどうかを確認します。
通知カードと免許証はすぐにお返しして、個人番号が記入された「平成28年分 扶養控除等申告書」はカギがかかる金庫に保管します。
今後、個人番号が必要になったときには、使用記録を手書きで残す予定です。
こんな感じで地道でアナログな作業なんですが、うちのダンナさんのマイナンバーはまったく違った方法で収集されました。
クラウドに保管されるマイナンバー。クラウドってなに？
ダンナの会社は従業員が少ない（５人以下）ので、マイナンバーもうちの会社と同じように手書きで管理されるものと思っていたのですが、ダンナの会社の社長さんは、会計事務所がすすめるクラウドによるマイナンバーの収集管理サービスを迷うことなく選択したってことです。
クラウドってゆーのは”雲”ってことですが、ネットの世界では、データを手元のパソコンやスマホではなく、インターネットを経由して、雲のように向こう側にあるコンピュータに保存することを言います。
このクラウドのコンピュータは強力なセキュリティで管理されています。
社員のマイナンバーを収集して社内のコンピュータで保管・管理する場合、いろんな安全対策が求められますが、クラウド・サービスを使えば、マイナンバーは従業員個人が自分で入力するため、基本的に会社のなかのほかの人の目にはふれません。
つまり、社内に私みたいなマイナンバー担当を置かなくなても、マイナンバーの管理や利用をすべてクラウド側がやってくれます。
もちろん、有料サービスですけどね。
クラウドに保管されるマイナンバー。収集はこんなに簡単
実際にうちのダンナが、オンラインで「平成28年分 扶養控除等申告書」を入力するところを見せてもらいました。
個人で使っているメールアドレスをあらかじめ登録すると、そのアドレス宛にメールが届きます。
●●●様（社員番号：0000**）
――――――――――――――――――――――――――――――――――――
「雲のサービス」のテストメール
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当メールは、「雲のサービス」の通知メールが正しく届くかの確認の
ために送信したテストメールです。
氏名、社員番号に誤りがないことを確認してください。
※注意：「雲のサービス」は適当に私が付けた名前です。
次にこんなメールが送られてきます。
●●●様
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「雲のサービス」のＩＤ・仮パスワード通知メール
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「雲のサービス」のＩＤ・仮パスワードを通知します。
下記ＵＲＬからＩＤ・仮パスワードでログインし、仮パスワードの変更と秘密
の質問・答えの登録を行ってください。
https://*********************ＩＤ：「******」
仮パスワード：「************」※ＩＤ、変更後のパスワード、秘密の質問・答えは、失念することのないよう
各自厳重に管理してください。以上
※当メールは、送信専用メールアドレスから配信されています。
当メールには返信できませんのでご了承ください。
ここで指定されたサイトにアクセスしてパスワードと秘密の質問を設定します。
次に送られてくるのがこんな感じのメール。
●●●様（社員番号：0000**）
「雲のサービス」（Ｗｅｂ）で平成28年分 扶養控除等申告書のＷｅｂ入力を受付開始しました。
期限までに、「雲のサービス」（Ｗｅｂ）で入力・送信してください。期限：平成28年 1月*日 17時
ＵＲＬ：https://****************************
※上記ＵＲＬをクリックすると、ログイン画面が表示されます。
ＩＤ・パスワードは、給与支払明細書の閲覧サイトと同じです。
※上記ＵＲＬをＷｅｂブラウザのお気に入り（ブックマーク）に登録してください。
あとでＷｅｂブラウザから直接Ｗｅｂサイトを表示できます。以上
【注意】メールに書かれている「給与支払明細書の閲覧サイト」ですが、今回このマイナンバーのクラウド管理が導入されたことにともなって、今後、給与支払明細書もオンラインで発行されることになりました。給与支払明細書はPDFとしてダウンロードもできるので、それを紙に印刷することもできます。
んで、指定されたサイトに行って、ＩＤとパスワードを入れると、扶養控除等申告書の入力が始まります。
基本的な事項はあらかじめ入力済みになっていたので、新たに入力するのは家族の「個人番号」くらいです。
ダンナ本人の個人番号と扶養家族の個人番号を入力します。
添付書類として、ダンナ本人の「個人番号通知カード」の画像をアップロードするように指示されます。
今回の登録作業はパソコンでやっていたので、デジカメで「個人番号通知カード」の写真を撮って、それをパソコンに読み込みます。
ブラウザの画面から、その画像を選択してアップロード。
これで、ダンナとその扶養家族のマイナンバーは登録完了です。
入力した項目に基づいて作成された「平成28年分 扶養控除等申告書」をＰＤＦとしてダウンロードすることも可能です。
今後、マイナンバーが必要になるときは、すべてこのクラウド上で処理されますから、ダンナの会社の社長さんがうちのダンナのマイナンバーを直接扱うことはありません。
簡単過ぎです。